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Bei Betriebs- und Umsatzsteuerprüfungen oder bei der Bearbeitung der Steuererklärungen suchen die Beamten des Finanzamts bei einem Unternehmer nach einem Hinzurechnungsbetrag für die private Telefonnutzung und nach der Umsatzsteuer darauf. Werden sie nicht fündig, drohen Zuschätzungen.

Wie beim betrieblichen Firmenwagen unterstellt das Finanzamt auch bei betrieblichen Telefon- und Handyanschlüssen eine private Mitbenutzung durch den Unternehmer. Sie müssen deshalb Ihrem Gewinn einen Anteil für die private Telefonnutzung zurechnen und Umsatzsteuer auf diesen Privatanteil ans Finanzamt abführen. Setzen Sie keinen Privatanteil an, kann das teuer für Sie werden. Denn dann schätzt das Finanzamt die Privatnutzung – meist zu Ihrem Nachteil. Haben Sie keine plausiblen Aufzeichnungen zur privaten Telefonnutzung geführt, müssen Sie die Schätzung leider akzeptieren (Finanzgericht München, Urteil vom 19.7.2011, Az. 14 K 2217/08, veröffentlicht im November 2011).

So weisen Sie Privatnutzung nach

Weisen Sie also spätestens ab jetzt einen Anteil für die private Telefonnutzung aus und führen Sie dafür Umsatzsteuer ans Finanzamt ab. Führen Sie dazu über einen Zeitraum von 3 Monaten Aufzeichnungen über Privatgespräche von betrieblichen Festnetz- und Handyanschlüssen und die dafür anfallenden Kosten pro Monat. Diesen Privatanteil können Sie dann für jeden Monat ansetzen.

Lohnende Gehaltsextras: Sie möchten Ihre Mitarbeiter zu Höchstleistungen motivieren? Dann erlauben Sie ihnen nicht nur die private Mitbenutzung des betrieblichen Handys, sondern gewähren Sie weitere steuer- und abgabenfreie Gehaltsextras. Was alles geht, erfahren Sie hier.