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Bundesfinanzhof bestätigt Lesezugriffsrecht auf Dokumentenmanagementsysteme
Erhält Ihr Unternehmen Papierrechnungen, erstellt Ausgangsrechnungen in Papierform und digitalisiert diese Papierrechnungen später durch Einscannen? Wenn ja, stellt sich in der Praxis die Frage, ob dem Betriebsprüfer des Finanzamts im Rahmen der digitalen Betriebsprüfung ein Leszugriff auf diese digitalisierten Unterlagen gewährt werden muss. Die Antwort kam jetzt von den Richtern des Bundesfinanzhofs (BFH).
Darum ging es in dem Urteilsfall
In dem Streitfall vor dem BFH scannte ein Unternehmen Dokumente unterschiedlichster Art in einem Dokumentenmanagementsystem. Dieses System ermöglichte Suchfunktionen. Im Rahmen einer digitalen Betriebsprüfung forderte der Betriebsprüfer den Zugriff auf diese Unterlagen. Doch das Unternehmen lehnte den Zugriff ab und bot stattdessen an, die angeforderten Belege auszudrucken.
Der BFH stärkte jedoch die Position der Finanzverwaltung und forderte das Unternehmen dazu auf, dem Prüfer einen Lesezugriff auf die digitalisierten Unterlagen zu gewähren (Beschluss vom 9.2.2011, Az. I B 151/10, NV; veröffentlicht am 13.4.2011).
Praxis-Tipp:
Sobald Ihr Unternehmen also seine Ein- und Ausgangsrechnungen in einem Dokumentenmanagementsystem in digitalisierter Form vorhält, hat der Betriebsprüfer des Finanzamts im Rahmen einer digitalen Betriebsprüfung ohne Wenn und Aber einen Anspruch auf Lesezugriff.
Alles, was Sie zur digitalen Betriebsprüfung wissen sollten, finden Sie hier in unserem ausführlichen Wissensbeitrag.
