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Steuerbelege verloren – So verhindern Sie steuerliche Nachteile
Haben Sie Belege verloren oder hatten Sie nie eine Rechnung (z. B. für Trinkgelder), sollten Sie Eigenbelege erstellen. Diese retten – sofern Sie es nicht übertreiben – zumindest den Abzug von Betriebsausgaben. Vorsteuer können Sie aus solchen Eigenbelegen jedoch nicht geltend machen.
Stellen Sie bei den Jahresabschlussarbeiten oder bei Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung fest, dass für bestimmte betriebliche Ausgaben keine Rechnungen vorliegen, sollten Sie aktiv werden. Folgende Vorgehensweise bietet sich an:
- Bei Rechnungen über höhere Beträge sollte eine Kopie der Rechnung vom Rechnungsaussteller angefordert werden. Das rettet den Abzug der Betriebsausgaben und der Vorsteuer.
- Ist vom Rechnungsaussteller keine Kopie zu erwarten, sollte ein Eigenbeleg erstellt werden. Diesem Eigenbeleg ist – soweit vorhanden – der Kontoauszug mit dem Nachweis der Zahlung beizufügen. Das rettet den Betriebsausgabenabzug, nicht jedoch den Vorsteuerabzug.
- War nie eine Rechnung vorhanden, ist ebenfalls ein Eigenbeleg zu erstellen.
Muster für einen Eigenbeleg
Eigenbeleg
Unser Unternehmen hat am _________ (Datum) folgende Leistungen _______________________________ (Grund der Leistung) bezogen. Leider wurde keine Rechnung über diese Leistung ausgestellt/ist die Rechnung nicht mehr auffindbar. Aus diesem Grund wird dieser Eigenbeleg erstellt.
Grund der Ausgaben: ________________________
Höhe der Ausgaben: ________________________ (ggf. siehe Kontoauszug)
Zeugen/Mitarbeiter: ________________________
Unterschrift des Ausstellers des Eigenbelegs
Praxis-Tipp: Sollten Sie die Erstellung von Eigenbelegen nicht übertreiben, wird die Finanzverwaltung diese akzeptieren. Bedenken Sie jedoch, dass stets Sie in der Beweislast sind, wenn es um den Abzug von Betriebsausgaben geht. Versuchen Sie deshalb alles Erdenkliche, um die betrieblichen Gründe und die Höhe der Zahlung so plausibel wie möglich beweisen zu können.
Auch die Gerichte mussten sich mit Eigenbelegen beschäftigen und haben zugunsten der Steuerzahler entschieden. Hier erfahren Sie mehr.
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