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Trotz der Tendenz zum papierlosen Büro gibt es immer noch genügend Geschäftsunterlagen, die innerhalb bestimmter Steuerfristen aufzubewahren sind. Dabei gelten für die Aufbewahrung von E-Mails dieselben Vorschriften wie für Unterlagen in Papierform. 

Diese Geschäftsunterlagen sind aufzubewahren

Für folgende Geschäftsunterlagen gelten steuerliche Aufbewahrungspflichten:

• Bücher
• Aufzeichnungen
• Inventare
• Jahresabschlüsse
• die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen
• Handels- und Geschäftsbriefe, die Sie erhalten haben (z.B. Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Gutschriften)
• Handels- und Geschäftsbriefe, die Sie verschickt haben (z.B. Rechnungen, Gutschriften, Überweisungskopien)
• Buchungsbelege (z.B. Berechnungen der AfA)
• Unterlagen, die Zollerklärungen beizufügen waren
• Unterlagen, die für steuerliche Zwecke interessant sind (z.B. Kontoauszüge, Preisverzeichnisse)
• Unterlagen zur Beitragsabrechnung und Beitragszahlung an die Sozialversicherung
• Lohnunterlagen
• Unterlagen, die für das Umlage- und Erhebungsverfahren der Unfallversicherung erheblich sind

Die Aufbewahrungspflicht von Geschäftsunterlagen

Die Aufbewahrungspflicht für Geschäftsunterlagen beginnt stets am Ende jenes Kalenderjahres, in dem sich der dokumentierte Geschäftsfall zugetragen hat. Das bedeutet: Ab Januar 2012 können Sie an sich alle Geschäftsunterlagen vernichten, die aus dem Jahr 2001 oder früher stammen.

Beispiel: Im März 2001 haben Sie die Bilanz für das Jahr 2001 erstellt. Die 10-jährige Aufbewahrungspflicht beginnt somit mit Ablauf des Jahres 2001. Die Bilanz für das Jahr 2001 kann somit frühestens 2013 entsorgt werden.

Diese Geschäftsunterlagen dürfen Sie unter keinen Umständen vernichten

Geschäftsunterlagen dürfen keinesfalls vernichtet werden, wenn Sie

• für eine begonnene Außenprüfung,
• für anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen,
• für ein schwebendes Verfahren oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren oder zur Begründung der Anträge an das Finanzamt und bei vorläufiger Steuerfestsetzung 
  

von Bedeutung sind. 

Die Betriebsprüfung steht vor der Tür und Sie merken, dass Sie Sachverhalte steuerlich nicht oder nicht korrekt berücksichtigt haben. Dieses Muster einer steuerlichen Selbstanzeige kann Ihnen dabei helfen, sich zumindest den strafrechtlichen Konsequenzen zu entziehen.

Eine Checkliste zur Vorbereitung auf eine Betriebsprüfung finden Sie hier. 

Wissenswertes zur Verständigung mit dem Finanzamt nach einer Betriebsprüfung können Sie hier nachlesen. 

Diese Geschäftsunterlagen können Sie getrost entsorgen

Getrost entsorgt werden kann jede allgemeine Korrespondenz, die Sie mit Kunden, Lieferanten oder sonstigen Vertragspartner geführt haben. Dazu zählen insbesondere Kundenanfragen, die später nicht zu einem Auftrag oder Vertragsabschluss „gereift“ sind.

Die Auswirkungen der digitalen Betriebsprüfung

Die die digitale Betriebsprüfung ermöglicht den Finanzämtern weitreichende Zugriffsrechte auf elektronisch gespeicherte Daten und EDV-gestützte Buchhaltungssysteme. Für Daten, die nach dem 1.1.2002 entstanden sind, gilt eine 10-jährige digitale Aufbewahrungspflicht für: 

• Bücher,
• Buchbelege und Aufzeichnungen,
• Inventare,
• Jahresabschlüsse,
• die Eröffnungsbilanz sowie die zu Ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen.

Digitale Betriebsprüfung: Hier erfahren Sie alles über den Datenzugriff des Fiskus.

Hier können Sie nachlesen, welche Unternehmensdaten bei der digitalen Betriebsprüfung steuerlich relevant sind.