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Wenn Sie Geschäftsunterlagen über einen Zeitraum von 10 Jahren aufbewahren müssen, denken Sie daran, eine Rückstellung in Ihrer Bilanz zu bilden. Hier ist allerdings Vorsicht geboten. Wird die Höhe der Rückstellung nicht angemessen gewählt, laufen Sie Gefahr, dass das Finanzamt die Beiträge überprüft. In einem konkreten Fall bildete ein Wirtschaftsprüfer und Steuerberater im Prüfungszeitraum Rückstellungen von bis zu 395.000 €. Er begründete die Höhe der Rückstellungen dadurch, dass Notare, Rechtsanwälte, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer nicht nur die eigenen Unterlagen, sondern auch die Handakten ihrer Mandanten archivieren müssten. Die regelmäßigen Aktualisierungen der Akten führten dazu, dass die benötigte Fläche für die Aufbewahrung zunimmt. Diese würde nicht mehr für die eigentliche Büroarbeit, sondern für die Lagerung der Akten genutzt. Daher seien die anteiligen Miet- und Personalkosten in die Rückstellungen einzubeziehen. Außerdem müssten die anteiligen Raumkosten für so genannte Standspuren, also die Flächen, die um die Schränke herum genutzt werden, auch einbezogen werden.

Der Beschluss des Finanzgerichts Köln vom 3.3.2010, Az. 14 K 4943/07, veröffentlicht am 1.11.2011, fiel knapp aus: Die Bildung einer Rückstellung komme für die Kosten zur Archivierung von Handakten nicht in Betracht. Anstatt einer Rückstellung von 395.000 € akzeptierte das Gericht lediglich eine Rückstellung für dieses Jahr von 37.950 €.

Tipp: Halten Sie ein gesundes Maß bei der Berechnung Ihrer Rückstellung für aufbewahrungspflichte Dokumente. Nutzen Sie am besten einen eigenen Raum zur Archivierung von Geschäftsunterlagen, denn dessen Grundfläche können Sie berechnen. Verfügen Sie über einen solchen nicht, gehen Sie von der Grundfläche der jeweils verwendeten Regale aus.

Wie Sie die Rückstellung für aufbewahrungspflichtige Dokumente berechnen, lesen Sie hier.